「今日中にまとめます」と言ったまま、議事録が数日たっても仕上がらない。中小企業では、そんな場面が珍しくありません。会議が終わった直後は記憶が鮮明でも、時間がたつほど細部が思い出せなくなり、書き直しに手間がかかる。その結果ますます後回しになる、という悪循環が起きやすいことを、今回の記事で取り上げました。
背景には、担当者が曖昧なまま「気づいた人が書く」運用になっていることがあります。調査では、議事録づくりに週6時間あまり、年間で320時間ほどを使っているという数字や、約7割の人が負担に感じている一方で、AIを実際に活用している人は1%台にとどまるという結果も紹介されています。負担は大きいのに、道具がまだ使われていない領域です。
具体的な使い方として、手元のメモを議事録の形式に整える、決定事項とアクション項目を先に抜き出す、複数人のメモを一つに統合する、文字起こしから要点をまとめる、過去の議事録から必要な情報を探す、といった場面を挙げています。ゼロから書くのではなく、AIにたたき台を作ってもらい、人が確認して仕上げる流れです。
気をつけたい点も整理しています。金額・納期などの数字や固有名詞は必ず元のメモと照合すること、機密情報はそのまま入力しない工夫をすること、AIの出力は人が確認してから送ること、社外の方との打ち合わせを録音する場合は事前に承諾を得ること、の4点です。AIはたたき台づくりを手伝う道具であり、最終確認は人が行います。
「自社の会議や打ち合わせで、どこからAIを使えばよいか」を一緒に考える相談も受け付けています。特定の製品を売り込むことはせず、小さく始められる形をご提案します。
この続き・詳細版はnoteでも公開しています：https://note.com/abetakaki/n/ne48e31fbba2d