名刺を見ても、どこでお会いした方なのか思い出せない。そんな経験は、多くの方にあるのではないでしょうか。筆者自身も、ITセールス時代に展示会やセミナーで受け取った名刺を、連絡を約束しながら引き出しにしまい込み、数か月後には話の内容が分からず連絡できなくなった経験があります。今回の記事は、名刺交換後のフォローと人脈管理を、AIと一緒にデータ化する方法を取り上げました。
調査では、受け取った名刺の約4割が活用されないまま放置されているという結果や、名刺交換後のフォローメールを必ず送っている営業担当者は1割に満たないという結果が紹介されています。名刺は、もらった日がいちばん情報が多く、名刺アプリに取り込むだけでは、会社名や連絡先が整うにとどまり、関係づくりはまだ半分です。
名刺交換の直後に残しておきたいのは、5つです。出会った日と場所、相手の役割と関心、会話の中のひとこと（仕事以外の話題）、こちらが約束したこと、次に連絡する時期。記録するのは、名刺交換の直後か当日の夜が適しています。
AIに手伝ってもらう場面は3つです。走り書きのメモを台帳の形に整える。整理した記録をもとに、お礼やフォローの文面の下書きを作る。最後の連絡から3か月以上たっている相手や、約束が未対応の相手を抜き出す。台帳は、ExcelやGoogleスプレッドシートで十分です。専用のツールは、必要を感じてから検討すれば足ります。続けるコツは、週に一度5分だけ台帳を開き、連絡が止まっている相手に一人だけ連絡することです。
注意点もあります。名刺は個人情報なので、AIに渡す前に氏名や連絡先を番号や仮名に置き換え、名刺取り込みサービスの利用規約や社内ルールを確認します。AIの文面は、社名、役職、約束内容を記録と照らし合わせてから使います。連絡の間隔は、相手の反応を見て人が判断します。人脈の価値は名刺の枚数ではなく、続いている関係の数で決まります。まずは直近の名刺を数枚選び、5つの項目で書き出してみてください。
「自分の仕事では、名刺や人脈の記録をどこから整えればよいか」を一緒に考える相談も受け付けています。特定の製品を売り込むことはせず、小さく始められる形をご提案します。
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