普段、中小企業の経営者と話すときは、まず業務を「見える化」し、やり方を「標準化」してからシンプルに運用し、本当に必要なところだけITを使うという順番を大切にしており、派手なIT投資はあまりお勧めしていない。ただし、その中でも多くの会社で検討する価値があると考える仕組みが「電子ワークフロー(電子稟議)」である。
日本の会社は稟議書とハンコの文化が根強く、見積・契約・企画・設備投資などあらゆる場面で承認の証跡を残す仕組みが定着している。この仕組み自体は責任の所在を明確にするうえで合理的だが、問題は運用方法にある。紙の稟議書は、作成・印刷・回覧に加えて、承認者の席まで出向いてハンコをもらう手間がかかり、承認者が不在であれば何度も出直すことになる。
これはIT企業でも例外ではなく、実際に紙の稟議文化が残っていた職場を経験したこともある。しかし、稟議を「書く側」から「承認する側」に立場が変わったことで不便さが実感を伴って見えるようになり、電子化を決裁したという経緯がある。導入後はメール通知で申請に気づき、外出先からスマートフォンやパソコンでその場で承認できるようになり、時間と場所の制約がなくなったことの効果は想像以上に大きかった。
電子ワークフローは、基幹システムの入れ替えのように全社的な調整を必要とすることが少なく、導入のハードルが比較的低い一方で効果は大きい。稟議書がデータとして保存されることで検索がすぐでき、監査対応も楽になるという副次的なメリットもある。紙の稟議を続けることに制度上の理由がある組織を除けば、一度検討してみる価値は十分にある。
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