新年度がスタートし、経営計画の中で「IT」「DX」「AI」というキーワードをどう扱うか意気込む経営者も多い時期だが、昨今のAIブームで「何か始めなければ」という焦りから導入を急いでしまうと、思わぬ落とし穴にはまりやすい。実際に導入が成功する組織と途中で挫折してしまう組織を分けるのは、最初に「見える化」を行っていたかどうかである。
見える化には大きく2つの柱がある。一つ目は「IT資産の見える化」で、どのPCがどのソフトウェアやクラウドサービスを誰の業務で使っているのかを整理すること。保守期限切れのPCの放置や不要なライセンスへの支払い、部署ごとの重複契約などが見つかることが多く、整理するだけで無駄なコストを削減できるうえ、古いシステムの放置によるセキュリティリスクも減らせる。二つ目は「業務フローの見える化」で、仕入れから出荷、請求、顧客対応までの流れを可視化すると、歴史のある企業ほど「A部署がExcelでまとめ、B部署が印刷し、C部署が手入力する」といった回り道や、昔からの慣習で使いにくいフォーマットを使い続けているといった非効率に気づくことができる。
世の中には「DX成功事例」の情報が溢れているが、企業の形態も既存システムも社員のITリテラシーもそれぞれ異なるため、他社の事例をそのまま当てはめても必ずしも成功するとは限らない。百社あれば百通りの課題があるからこそ、自社の現状を見える化し、ボトルネックを特定できれば、課題の半分は解決したといえる。あとは自社に合った適切な手段を選ぶだけである。
新年度は経営計画を見直し、自社の業務でまだ見えていない部分を問い直す絶好の機会である。すぐにAIを導入したいという相談に対しても、まずは整理から始めることを提案すると、現状を把握した経営者の意識が変わり、その後のIT活用がスムーズに進むケースを数多く見てきた。見える化は難しい専門技術ではなく、今あるものを一度整理してみるだけで、次に打つべき手立てが明確になる取り組みである。
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